Documentação Matrícula

De Gennera Apps
Ir para: navegação, pesquisa

O módulo Matrícula é responsável por definir e gerenciar os processos de matrícula, permitindo acompanhar a realização das matrículas e a ocupação das vagas em cada turma e disciplina.

Além disso, o módulo é responsável pelo gerenciamento das matrículas realizadas, mediando ações relacionadas a adição ou remoção de disciplinas, alteração de turmas, vínculo de contratos, gestão de documentos, registro de atividades complementares, registro acadêmico, alteração de responsáveis acadêmico e financeiro e da situação da matrícula.

O sistema está divido em:

Matrículas

Uma matrícula é um processo de negócio complexo, que envolve a interação com os módulos Acadêmico, Financeiro e de Relatórios. O formulário de matrícula é on-line, isso quer dizer que a matrícula pode ser feita tanto pela secretaria acadêmica quanto pelo próprio aluno ou responsável.

A matrícula tem as seguintes propriedades:

  • Aluno
  • Código de Matrícula
  • Curso
  • Currículo
  • Módulo de Referência
  • Turma de Referência
  • Disciplinas
  • Contratos
  • Responsável Acadêmico
  • Responsável Financeiro
  • Status

Durante o preenchimento, o curso e o currículo devem ser escolhidos, assim como o módulo e a turma de referência. O curso e o currículo são escolhidos por meio da oferta, que foi abordada no módulo Acadêmico.

Além disso, são selecionadas as disciplinas e as turmas de cada disciplina. As disciplinas disponíveis levam em consideração os pré-requisitos e co-requisitos, além de permitir que as suas equivalências sejam selecionadas, principalmente em cursos do ensino superior.

Os dados do aluno e dos responsáveis devem ser preenchidos, assim como deve ser informado quem será o responsável acadêmico e financeiro, assim como os documentos solicitados podem ser entregues.

Existe a possibilidade de criar formulários contendo informações adicionais como dados de ingresso, transporte escolar, ficha médica entre outros tipos de informação relevante para a matrícula.

Por fim, a data de vencimento e a forma de parcelamento devem ser informadas.

Uma matrícula pode estar em 4 status:

Status Descrição
Aberto Ao abrir a tela de matrícula, automaticamente é criada uma nova matrícula com o status aberto e tudo que for preenchido é salvo parcialmente.
Finalizado Após o preenchimento, se todos os campos obrigatórios forem preenchidos corretamente e o aluno, ou seu responsável, clicar em finalizar, a matrícula fica com o status de finalizada.
Ativo Se o tipo de integração for automática, ao finalizar a matrícula ela é automaticamente ativada, caso contrário é necessário realizar a ativação manual.
Erro Durante a ativação podem ser encontradas inconsistências que vão desde problemas de configuração até problemas com os documentos informados no formulário de matrícula. Se acontecer o sistema irá exibir o erro e aguardar que seja solucionado para realizar a integração novamente, de forma manual.

Campanhas

As campanhas são basicamente um agrupamento de configurações associadas a um calendário acadêmico. Ou seja, de acordo com o que estiver sendo ofertado, é possível criar uma campanha de matrícula.

A campanha tem as seguintes propriedades:

  • Nome
  • Calendário Acadêmico

Por ter vínculo com um calendário acadêmico específico, a campanha de matrícula se restringe as ofertas existentes neste calendário.

É possível criar tantas campanhas quanto for necessário ao longo do ano. Alguns tipos de instituições de ensino desejam promover seus cursos em períodos diferentes, por exemplo, uma instituição de ensino superior pode abrir o processo de matrícula para os cursos de graduação em novembro e de pós-graduação em janeiro.

Configuração da Campanha

A campanha tem uma configuração que abrange:

  • Informações Gerais
  • Código de Matrícula
  • Planos
  • Layout
  • Documentos
  • Formulários
  • Relatórios

Informações Gerais

Nas informações gerais, estão definidas informações básicas sobre a campanha como:

  • Nome
  • Status
  • Dias de Vencimento
  • Tipo da Integração

O status que pode ser ativo ou encerrado. Se estiver encerrado, não será mais possível realizar novas matrículas na campanha. Além disso, devem ser informados também os dias de vencimento disponíveis.

O tipo de integração, que pode ser automático ou manual, é muito importante para o processo de matrícula e deve ser configurado com cuidado. Se for automático, quer dizer que todas as matrículas realizadas serão automaticamente ativadas, ou seja, sem qualquer revisão por parte da instituição de ensino, os seguintes passos serão executados:

  • Criar pessoas
  • Gerar contratos
  • Verificar pagamento
  • Salvar relacionamentos
  • Matricular aluno
  • Gerar acessos dos usuários
  • Gerar código de matrícula

De todos os passos, apenas o verificar pagamento é opcional. Caso seja selecionado, os passos seguintes não serão executados e ficarão aguardando a confirmação do pagamento, que é feita ao tentar ativar a matrícula novamente, para serem executados.

A confirmação do pagamento acontece caso seja detectado qualquer pagamento, mesmo que seja um pagamento a menor.

Código de Matrícula

O código de matrícula pode ser formado de diferentes maneiras e é gerado no momento da ativação da matrícula.

Segue abaixo os modelos de código de matrícula:

Modelos
Sequencial de 8 caracteres
Código do calendário acadêmico + sequencial de 6 caracteres
Código do calendário acadêmico + código do curso + sequencial de 4 caracteres
Código do curso + sequencial de 6 caracteres
Código da instituição + Código do calendário acadêmico + Sequencial de 6 caracteres
Código da instituição + Código do calendário acadêmico + Sequencial de 4 caracteres

Planos

Os planos tem dois objetivos, determinar quais cursos, módulos e turmas estão disponíveis para matrícula e a associação destes com itens financeiros. Por conta disso, os preços dos cursos não ficam disponíveis no módulo Acadêmico mas sim no módulo Financeiro e são associados dentro dos planos de matrícula.

Um plano tem as seguintes propriedades:

  • Curso
  • Módulo
  • Turma
  • Tipo
  • Data de Início
  • Data de Fim
  • Itens Financeiros

No plano, o curso é obrigatório, no entanto o módulo e turma são opcionais. Se o plano for definido apenas para o curso, deixando o módulo e a turma em branco, significa que todos os módulos e turmas serão oferecidos na campanha e que os itens financeiros serão associados com todos os módulos e turmas.

Segue abaixo um exemplo:

Curso Módulo Turma Item Financeiro Preço
Ensino Infantil - - Ensino Infantil R$10.000,00
Ensino Médio - - Ensino Médio - 1o e 2o ano R$12.000,00
Ensino Médio 3o Ano - Ensino Médio - 3o Ano R$15.000,00

Nessa situação, qualquer módulo e turma do Ensino Infantil custa R$10.000,00, enquanto os módulos 1o Ano e 2o Ano do Ensino Médio custam R$12.000,00 e o módulo 3o Ano do Ensino Médio custa R$15.000,00.

A data de início e de fim do plano serve para estabelecer a vigência do plano, ou seja, entre quais datas ele deverá estar disponível. Após a data de fim, não será mais possível se matricular no plano.

Em um mesmo plano, mais de um item financeiro pode estar associado. Isso se deve ao fato de poder ser oferecido, durante a matrícula, itens financeiros além do item que representa diretamente o curso. As instituições de ensino podem oferecer, durante o processo de matrícula, a compra de esportes, atividades, taxas e outros itens financeiros de sua preferência.

A configuração de um item financeiro tem as seguintes propriedades:

  • Item Financeiro
  • Tipo
  • É opcional?
  • Contrato
  • Número Máximo de Parcelas
  • Data de Emissão
  • Data de Início
  • Data de Fim

O item financeiro é cadastrado diretamente no módulo Financeiro. Lá ele deverá ser definido juntamente com o preço. Além do item financeiro, é importante definir o tipo de vínculo que ele terá com o plano. Se for do tipo módulo, será lançada uma compra em um contrato com quantidade igual a um. Esse tipo é adequado em geral para cursos com preço único, que não variam conforme as disciplinas.

Enquanto isso, para o ensino superior, onde normalmente se cobra por disciplina, é mais adequado utilizado o tipo disciplina, onde será lançada uma compra em um contrato com quantidade igual a soma do número de créditos de cada disciplina que foi selecionada na matrícula.

Ao ativar uma matrícula, um contrato ou mais contratos são criados no módulo Financeiro e associados com a matrícula. Dependendo da propriedade contrato, o item financeiro pode ser separado em outro contrato. Por exemplo, em um plano podem estar associados dois itens financeiros: Ensino Médio e Futsal. Nessa situação, se em ambos os itens financeiros o contrato estiver definido como 1, as compras serão realizadas no mesmo contrato, no entanto se Ensino Médio estiver definido como 1 e Futsal como 2, serão gerados dois contratos independentes, permitindo que boletos bancários diferentes sejam criados.

Layout

Ainda na configuração de uma campanha, é possível definir quais são os campos dos alunos e seus responsáveis que devem ser preenchidos. Essa flexibilidade é importante já que em algumas situações, como por exemplo, cursos como Ensino Infantil, não faz sentido solicitar o certificado de reservista ou mesmo o título de eleitor do aluno.

Documentos

Documentos previamente cadastrados podem ser associados com a campanha para que durante o preenchimento da matrícula eles sejam entregues em formato digital. Eles também podem ser entregues posteriormente ou marcados como entregues, caso a entrega seja feita em meio físico.

Relatórios

Diversos tipos de relatórios relevantes para o processo de matrícula podem ser associados como contratos, fichas de matrícula, espelhos de matrícula ou mesmo outros tipos de documentos relevantes para o aluno como o histórico escolar.

Formulários

Um ou mais formulários podem ser associados com a campanha e preenchidos durante a matrícula.

Ativação

A ativação pode ser feita para todas as matrículas de uma campanha ao mesmo tempo ou apenas para uma matrícula específica. Esse processo é necessário caso a configuração da ativação na campanha seja manual.

Promoção

A promoção de matrícula é um processo importante para a rematrícula onde os alunos matriculados em uma determinada campanha, em geral pertencente ao calendário acadêmico anterior, são promovidos para o novo calendário acadêmico.

Para executar o processo de promoção é necessário fazer uma associação entre ofertas, módulos e turmas, indicando quem deve ir para onde, por exemplo:

De Para
Ensino Fundamental I Ensino Fundamental I
3a Série 4a Série
A A
De Para
Ensino Médio Ensino Médio
2o Ano 3o Ano
B B
De Para
Ensino Infantil Ensino Infantil
Maternal Jardim I
C C

É possível também realizar a promoção entre diferentes cursos, quando um aluno, por exemplo, vai do Ensino Infantil para o Ensino Fundamental I e assim por diante.

Após a promoção ser executada, as matrículas da campanha de origem serão criadas na campanha de destino, devidamente promovidas, com todas as informações referentes ao aluno, seus responsáveis, documentos e dados adicionais já preenchidos e com o status aberto. O processo de promoção não realiza a seleção das disciplinas de forma automática sendo necessário aguardando o aluno, ou seu responsável, finalizar o preenchimento.

Vagas

É possível acompanhar o preenchimento das vagas selecionando o calendário acadêmico, o curso, o módulo e a turma.

Em seguida é exibido um quadro com as vagas preenchidas e totais em cada disciplina da turma.

Documentos

Os documentos são cadastrados na instituição de ensino e dessa forma podem ser vinculados em qualquer campanha.

Formulários

Os formulários são cadastrados na instituição de ensino e dessa forma podem ser vinculados em qualquer campanha.

Um formulário tem um conjunto de campos dinâmicos com as seguintes propriedades:

  • Título
  • Tipo
  • É Obrigatório?
  • Opções

O tipo do campo pode ser: texto simples, texto longo, lista de opções ou opções múltiplas.

Caso seja marcado como obrigatório, o validador irá considerar esses campos como obrigatórios no preenchimento da matrícula.

Motivos de Cancelamento

No gerenciamento da matrícula, é possível alterar o status da matrícula para cancelado. Para isso, é necessário selecionar um motivo de cancelamento que é cadastrado previamente e associado com a instituição de ensino.