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Documentos Relacionados <toggledisplay> Email-Comunicação de novo contrato Email-Estrutura de clientes - Solicita Email-Estrutura de clientes - Criada Email-Processo entrega - Inicio Inst-Configurar Outlook na Estação de Trabalho Cria conta entrega-Outlook Portifólio de projetos Gennera </toggledisplay>

Processos Auxiliares <toggledisplay> </toggledisplay>

O que é

Esta fase trata dos preparativos iniciais necessários à entrega do sistema. Cria uma estrutura interna nos servidores da Gennera, para o armazenamento de toda a documentação referente ao novo cliente.

Quem executa

Uma pessoa da equipe de entrega, ou uma pessoa indicada pelo coordenador da Educação Corporativa. Não são exigidos conhecimentos técnicos ou específicos do sistema para executar suas atividades.

Envolvidos

• Responsável pela entrega
• Gestor do cliente
• Equipe de redes
• Coordenador de entrega
• Comercial

Como é iniciada

É iniciada assim que a equipe responsável pelas entregas for comunicada sobre a assinatura do Contrato de Prestação Serviços do ASP Gestão Educacional Online para uma nova Instituição de Ensino.

Veja o modelo da mensagem de comunicação da assinatura de um novo contrato em: Email-Comunicação de novo contrato.

Descrição das Atividades

Impressão do e-mail

Imprimir cópia do e-mail recebido do setor comercial. Esse e-mail contém as informações básicas da contratação e outras que são importantes para os primeiros contatos com o cliente.

Arquivar a cópia impressa na pasta do cliente.

Batismo do cliente

Criar uma identificação para o cliente, que seja única. O NickCliente a ser adotado passará a ser usado em todos os documentos relacionados a esse cliente. Por ser único em todo ambiente Gennera ele servirá para a integração das informações do cliente existentes nos diversos sistemas da empresa (SAC, SWBTracker, SourceSafe, Pasta da rede, etc.).
O código do cliente é válido para todos os sistemas que o cliente venha a contratar da Gennera (ASP Biblioteca, ASP Coletor, ASP Gestão Educacional Online). Então, se o novo contrato ou aditivo for assinado por um cliente que já utiliza outro sistema, não será preciso criar um novo NickCliente, bastando utilizar o já existente.
A nomenclatura deverá ter no máximo 15 caracteres, obedecendo ao seguinte padrão:

ASPXXX YYYYYYYYYYY

Sendo:   ASP ............ Fixo
         XXX............. Numerador sequencial (verificar o último nº disponível)
         YYYYYYYYYYY..... Abreviatura para o cliente. Preferencialmente, não deve ter espaços
                          entre as palavras.

Observações: a) O numerador sequencial não precisa necessariamente coincidir com o número do
                contrato. 
             b) A reutilização da numeração é permitida, desde que avalizada pelo coordenador
                da equipe do desenvolvimento.

Importante: Todos os modelos utilizados pelos procedimentos da Entrega Padrão, publicados na GWiki, fazem referência a dois termos: NickCliente e NomeCliente. Essas duas palavras chave devem ser substituídas sempre que documentos forem criados a partir dos modelos. Por exemplo:

• NickCliente:........... ASP44 Ateneu
• Nome do cliente: ... Ateneu CPV

Algumas exceções são permitidas quando o contrato for para clientes especiais onde podem ser criados diferentes Nicks com a mesma numeração. Entretanto, para utilizar esta opção é necessária uma aprovação prévia depois de uma discussão envolvendo as equipes comercial e técnica.

Registro no SAC

Atualizar o registro do cliente no SAC, transcrevendo as informações contidas no e-mail. Se o cliente já existir, atualizar as informações do novo produto contratado.

Clicar em ‘Novo cliente’ e preencher as informações obrigatórias. Após a inclusão do cliente, cadastrar os ‘Contatos’.

O registro do SAC passará a centralizar todas as informações de contato que forem realizadas com o cliente durante a vigência de seu contrato com a Gennera.

A inclusão do projeto de entrega é refletida automaticamente na página que mostra a Situação das Entregas.

Atualização do portifólio de projetos

Não precisa ser atualizada a página da GWiki que contém a lista dos projetos em andamento na empresa pois ela foi atualizada automaticamente quando o projeto foi cadastrado no SAC, no passo descrito acima.

A lista do Portifólio de projetos Gennera indica em quais projetos os colaboradores podem apurar as horas trabalhadas na execução das tarefas registradas no SWBTracker.

Criação da estrutura de rede

Encaminhar ao setor de redes uma solicitação para que seja criada a estrutura para o cliente. Incluir na mensagem as informações básicas do cliente. Utilizar o modelo Solicitação para criação de estrutura para clientes: Solicita criação estrutura rede.

Aguardar até receber a mensagem do setor de redes que confirma a execução dos serviços solicitados: Informa estrutura rede foi criada.

Criação do Banco de Dados

1. Registrar solicitação de criação do BD

Se a entrega se referir a um cliente novo, seja do ASP Gestão ou do ASP Biblioteca, que necessite de um banco de dados novo no ambiente de produção:

• Criar uma ocorrência no GTracker solicitando a criação do banco de dados para o cliente. Na ocorrência inserir o seguinte texto:

Título: Criação Banco de Dados
Criar um novo banco em produção para o cliente <NickCliente>:
Contrato: <XXXXXXXXX>
Banco: <XXX>
Cliente: <Nome Cliente>
Canal de venda: <Gennera || Conam || ...>
Público: <Sim || Não>
Financeiro: <Sim || Não>
Endereço: <Endereço cliente> <Cidade> <CEP>
Gestor: <Nome gestor cliente>
Cod. Usuário: <Código login definido no contrato>
e-mail Contato: <e-mail cliente> 
Quantidade de Alunos: <Quantidade de alunos informado pelo setor de vendas (opcional)>
Liberação GSAG: update login_acesso set ic_abertura_chamado = 'S' where cd_instituicao = <XXX> and nm_login
in ('<Código login definido no contrato>');

Se cliente público utilizar, preferencialmente, bancos acima de 5000

A ocorrência deve ser do tipo “Implantação” e encaminhada para o Evandro, e na falta desse, para a pessoa que estiver designada para responder por suas atividades durante sua ausência.

Se a entrega se referir a um cliente do ASP Biblioteca que já possui o sistema ASP Gestão, só deve ser solicitada a liberação do sistema. Nestes casos, como a base de dados é comum entre os sistemas, só deve ser solicitada a migração dos dados básicos e a indicação que o cliente usa o sistema:

• Criar uma ocorrência no GTracker, conforme orientado acima, solicitando a liberação do banco de dados para o cliente. Na ocorrência inserir o seguinte texto:

Título: Liberar Módulo Biblioteca
Liberar o banco em produção para o cliente <NickCliente> utilizar o ASP Biblioteca:
Contrato: <XXXXXXXXX>
Banco: <XXX>
Cliente: <Nome Cliente>
Criar usuários da biblioteca migrando informações a partir do ASP Escola:
à Professores?: <Sim || Não>
à Alunos?: <Sim || Não> Se afirmativo, informar o ano da matrícula: <XXXX>
à Ex-alunos?: <Sim || Não> Se afirmativo, informar os anos das matrículas: <XXXX, XXXX>
Gestor: Cod. Usuário: <Código login>, e nome do gestor: <Nome gestor cliente>

2. Conferir a criação do BD:

O coordenador da entrega, ou a pessoa por ele designada, deve consultar a ocorrência aberta para verificar se o banco de dados foi criado ou liberado. Caso o acesso ocorra normalmente, deve encerrar a ocorrência aberta.

Liberação GSAG

Cadastrar o cliente e o usuário máster no GSAG, através dos botões "Clientes" e "Usuário Cliente".

Atualizar planilha acompanhamento

Incluir cliente na planilha de acompanhamento disponível em "F:\Educação Corporativa\Gestão".

Configuração do Outlook

Após receber do setor de redes a comunicação que a estrutura de clientes foi criada, configurar o Outlook na estação de trabalho dos participantes do processo da entrega para que estes possam se comunicar com o cliente, recebendo e enviando e-mails.

Executar a partir daqui o programa que faz automaticamente a configuração do Outlook.

Se preferir fazê-lo manualmente seguir as instruções que estão em: Inst-Configurar Outlook na estação de trabalho.

Importante

Ao configurar o Outlook não esquecer de optar por deixar uma cópia da mensagem no servidor para que outras pessoas tenham acesso!

Comunicação do início do projeto

Comunicar o início do projeto de Entrega Padrão do sistema no cliente. Enviar um e-mail a todo o pessoal da Gennera (desenvolvimento, software, educação, redes, administrativo, financeiro e comercial). Utilizar o modelo que está em: Email-Processo entrega - Inicio.

Criação da pasta do projeto

Identificar o cliente na pasta de projetos escrevendo na aba disponível o NickCliente.

Essa pasta será de responsabilidade do coordenador da equipe de educação, devendo estar disponível para consulta para todos aqueles que desejem esclarecer dúvidas sobre este processo de entrega.