Processo Implantação

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Visão Geral

Os módulos que devem ser implantados variam conforme o tipo da instituição de ensino, mas em geral, os módulos acadêmico, financeiro e matrícula são considerados o mínimo que precisa ser configurado para que a instituição de ensino comece a utilizar a plataforma da Gennera.

Módulo Acadêmico

No módulo acadêmico, temos a gestão dos cursos, currículos, módulos, disciplinas, calendários acadêmicos, períodos, turmas, aulas, avaliações, médias, entre outras coisas. É possível começar a matricular os alunos mesmo sem cadastrar aulas, avaliações e médias, isso pode ser feito ao longo do tempo, conforme for sendo necessário, no entanto é impossível matricular um aluno sem ter um curso com um currículo dividido em módulos com disciplinas ofertado em um determinado calendário acadêmico dividido em períodos e com pelo menos uma turma.

Vale lembrar que para o ensino superior o processo é um pouco mais complexo, já que pode envolver o cadastro de pré-requisitos, equivalências, carga horária e número de créditos.

Nesse ponto é possível perceber que o tamanho da instituição de ensino impacta profundamente o tempo de implantação. Assim, uma instituição com poucos cursos e turmas terá muito menos trabalho do que uma instituição com muitos cursos e turmas. Quanto mais alunos mais turmas, mais quadros de horário, mais aulas, mais avaliações, mais fórmulas, entre outra coisas.

Módulo Financeiro

No módulo Financeiro temos o cadastro dos itens, descontos e meios de pagamento utilizados nos planos de pagamento. Quanto maior for a variedade de cursos, taxas e serviços, maior a quantidade de itens que devem ser cadastros. Com os descontos é a mesma coisa, então se a instituição de ensino precisa aplicar uma grande quantidade de descontos, é importante ter em mente que todos eles devem ser cadastrados, para que tudo funcione bem.

Os meios de pagamento também são muito importantes. O módulo financeiro trabalha de forma integrada, com suporte a diversos tipos de gateways, que são responsáveis por processar os pagamentos. No início da implantação, tudo precisa estar muito bem validado antes de liberar definitivamente o processo de matrícula.

Módulo Matrícula

No módulo de Matrícula, é necessário configurar a primeira campanha de matrícula, juntamente com os planos de pagamentos. No plano de pagamento fica definida a associação entre os cursos, módulos e até turmas do módulo Acadêmico com os itens do módulo Financeiro, juntamente com as regras para parcelamento.

Assim, já é possível matricular um aluno em um curso, módulo, que para alguns se chama série e outros fase, e turma, escolhendo as disciplinas desejadas, nas turmas desejadas, preenchendo os dados do aluno e seus responsáveis, entregando os documentos e por fim selecionando o plano de pagamento desejado.

Fluxo de Implantação

É normal se perguntar quanto leva para implantar o sistema. Em geral, essa é uma pergunta difícil de responder porque a resposta depende de diversos fatores. Antes de abordá-los, é importante entender que a implantação pode ser realizada em etapas e que é difícil estabelecer uma fronteira, afirmando que a partir de um certo ponto o sistema está totalmente implantado.

Por conta disso, estabelecemos dois fluxos de implantação: Básico e Avançado.

Fluxo Básico

No fluxo básico, o objetivo é alcançar o processo de matrícula e permitir que a instituição de ensino comece a sua operação dentro da nossa plataforma. Já no fluxo avançado, estamos considerando o necessário para manter a operação do sistema ao longo das diferentes etapas de um calendário acadêmico: lançamento de frequência, registro das notas, emissão de históricos escolares e assim por diante. Segue abaixo uma tabela contendo a estimativa de tempo de implantação por artefato, ou seja, por tipo de cadastro que deve ser realizado de acordo com a sua complexidade:

Artefato Módulo Estimativa Responsável
Curso Acadêmico Menos de 1 minuto por curso Responsável pela área Acadêmica
Currículo Acadêmico Menos de 1 minuto por currículo Responsável pela área Acadêmica
Módulo Acadêmico Menos de 1 minuto por módulo Responsável pela área Acadêmica
Disciplina Acadêmico Entre 1 minuto e 5 minutos por disciplina Responsável pela área Acadêmica
Calendário Acadêmico Acadêmico Menos de 1 minuto por calendário acadêmico Responsável pela área Acadêmica
Período Acadêmico Menos de 1 minuto por período Responsável pela área Acadêmica
Turma Acadêmico Menos de 1 minuto por turma Responsável pela área Acadêmica
Item Financeiro Menos de 1 minuto por item Responsável pela área Financeira
Desconto Financeiro Menos de 1 minuto por desconto Responsável pela área Financeira
Vínculo dos descontos condicionais Financeiro Menos de 1 minuto por vínculo Responsável pela área Financeira
Meio de Pagamento Financeiro Pelo menos 1 semana para acompanhar o processo de pagamento e recebimento Responsável pela área Financeira juntamente com a Gennera
Campanha Matrícula Menos de 1 minuto por campanha Responsável pela área Acadêmica
Configuração da campanha Matrícula Pelo menos 2 hora para configurar cada campanha dependendo da quantidade de planos de pagamento Responsável pela área Acadêmica

Vamos fazer uma equação rápida para uma instituição de ensino básico:

Acadêmico:

Cursos: Ensino Infantil, Ensino Fundamental I, Ensino Fundamental II, Ensino Médio (4 minutos)
Currículos: Considerando um currículo por curso (4 minutos)
Módulos: Considerando Maternal, Jardim 1 e Jardim 2 para o Ensino Infantil, 1a à 5a série para o Ensino Fundamental I, 6a à 9a série para o Ensino Fundamental II e 1o ao 3o para o Ensino Médio (15 minutos)
Disciplinas: Aqui complica um pouco, considerando 9 disciplinas por módulo, como são 15 módulos ao todo, são 135 disciplinas que podem ter cargas horárias diferentes, dependendo da situação podem ser compostas ou agrupadas, e ainda terem áreas de conhecimento diferentes (8 horas)
Calendário Acadêmico: Em geral as instituições de ensino utilizam apenas um calendário acadêmico por ano (1 minuto)
Período: Dividindo em 4 bimestres e 4 períodos de recuperação, um para cada bimestre (8 minutos)
Turma: Dependendo da instituição, em média 3 turmas por módulo, totalizando 45 turmas (45 minutos)

Para o módulo Acadêmico, uma instituição de ensino básico conseguiria implantar o mínimo necessário para a realização do processo de matrícula em cerca de 10 horas de trabalho, lembrando que esse número pode variar conforme a quantidade de turmas e até mesmo de currículos gerenciados ao mesmo tempo em cada curso.

Para instituições de ensino superior é fácil perceber que esse número pode aumentar bastante conforme a quantidade de cursos e currículos.

Financeiro:

Items: Considerando um item por tipo de curso, são 4 itens. (4 minutos)
Descontos: As instituições de ensino em geral tem uma variedade grande de descontos (30 minutos)
Vínculo dos descontos com os itens: Para descontos condicionais, é necessário vinculá-los aos itens, como os casos de desconto pontualidade (10 minutos)
Meio de pagamento: A configuração é feita pela Gennera, com a participação do cliente no processo de pagamento e recebimento (1 semana)

Para o módulo Financeiro, é possível realizar o cadastro em cerca de 1 hora de trabalho, no entanto é necessário validar os meios de pagamento e esse processo leva cerca de 1 semana para acontecer, em grande parte pelo tempo necessário para compensar os boletos bancários por meio dos nossos parceiros.

Matrícula:

Campanha: O cadastro da campanha é simples, em geral é realizada uma campanha de matrícula por calendário acadêmico (1 minuto)
Configuração da campanha: A configuração da campanha compreende planos de pagamento, documentos necessários, código de matrícula, informações financeiras como datas de vencimento além de dados adicionais e relatórios (2 hora por campanha)

Para o módulo de Matrícula, em cerca de 2 horas é possível deixar tudo pronto para começar.

Lembrando que esse tempo é de interação com o sistema, os dados já devem ser conhecidos como nomes de disciplina, datas de início e fim de cada período e assim por diante.

Resumindo, em cerca de 1 semana é possível configurar o mínimo dos módulos Acadêmico, Financeiro e de Matrícula, além dos meios de pagamento, para iniciar a operação do sistema.

Após as matrículas realizadas, é possível começar a se dedicar ao cadastro dos professores nas turmas, dos quadros de horário, das aulas, das avaliações, das médias com suas fórmulas, dos dias não trabalhados e dependendo da instituição de ensino, das atividades complementares.

Fluxo Avançado

No fluxo avançado, começa um processo mais demorado, que envolve o cadastro de uma série de artefatos importantes para a operação, principalmente da parte acadêmica, e que varia conforme a complexidade dos processos adotados por cada instituição de ensino.

Artefato Módulo Estimativa Responsável
Professor Acadêmico Menos de 1 minuto por professor vinculado na disciplina de cada turma Responsável pela área Acadêmica
Quadro de horário Acadêmico Pelo menos 30 minutos por turma Responsável pela área Acadêmica
Geração das aulas a partir do quadro de horário Acadêmico Menos de 1 minuto por quadro de horário Responsável pela área Acadêmica
Avaliação Acadêmico Menos de 1 minuto por avaliação, que podem ser feitas por período ou para todos os períodos ao mesmo tempo Responsável pela área Acadêmica ou professor
Média Acadêmico Menos de 1 minuto por média Responsável pela área Acadêmica
Fórmula de cálculo da média Acadêmico Pelo menos 1 hora por fórmula Responsável pela área Acadêmica
Dia não trabalhado Acadêmico Menos de 1 minuto por dia não trabalhado Responsável pela área Acadêmica
Conteúdo Sala de Aula Varia conforme o conteúdo Professor

Vamos fazer uma equação rápida para uma instituição de ensino básico:

Acadêmico:

Professor: Considerando um professor para cada disciplina, 9 disciplinas e 15 módulos, são 135 professores vinculados (2 horas)
Quadro de horário: É necessário criar um quadro de horário para cada turma, se a instituição de ensino tiver 3 turmas por módulo são 45 quadros de horários (24 horas)
Geração das aulas a partir do quadro de horário: Considerando 45 turmas (45 minutos) Avaliação: Aqui o tempo pode variar bastante, considerando 3 avaliações para cada período, ou seja, Prova 1, Prova 2 e Trabalho para o 1o Bimestre, 2o Bimestre, 3o Bimestre e 4o Bimestre, sendo 9 disciplinas (8 horas)
Média: Considerando que a instituição de ensino trabalha com 3 tipos de média, final, recuperação e final depois da recuperação (3 minutos)
Fórmula de cálculo da média: Aqui a coisa se complica um pouco dependendo da quantidade de fórmulas por curso ou por módulo e de suas regras de aplicação. Considerando apenas uma fórmula por média (3 horas)
Dia não trabalhado: Considerando cerca de 15 dias não trabalhados (15 minutos)
Para a configuração avançada do módulo acadêmico, é provável que seja necessário, tendo todos os dados necessário já definidos previamente, mais 5 dias de trabalho.

Migração de Dados

A Gennera disponibiliza um módulo de importação de dados onde é possível validar e importar os arquivos de importação.

O processo de migração de dados pode ser demorado já que muitas vezes existem inconsistências nos dados, que podem ocasionar um longo período de ajustes por parte da instituição de ensino. Se os dados, como por exemplo dos alunos e responsáveis, foram importantes para o processo de matrícula, isso pode atrasar a implantação do fluxo básico do sistema.

A estimativa, dependendo do tamanho da instituição de ensino e dos dados importados é de 2 semanas até 2 meses.

Início da operação

Por fim, inicia o processo de operação, do dia a dia, que envolve atividades como lançar a frequência dos alunos, registrar as notas, mandar avisos, controlar o recebimento de faturas, emitir históricos escolares, entre outras atividades típicas que uma instituição de ensino deve realizar normalmente.