Processo Implantação, Trilha
Índice
Introdução
A partir de agora você conta com as nossas tecnologias e nós contamos com o seu apoio para que elas atendam às expectativas de melhoria na gestão da sua instituição.
Sabemos que quando um novo sistema é implantado muita coisa muda, não tem jeito. Por isso, queremos trabalhar juntos, com dedicação e comprometimento para que esta implantação resulte em organização e padronização dos processos educacionais, simplificando os trabalhos e sobrando mais tempo dedicado à sua atividade principal: a educação.
Como você verá trataremos este processo de implantação como um projeto, isto é, com planejamento e gestão.
Quem deve participar
As pessoas chave da instituição, responsáveis por cada setor, deverão ser envolvidas na implantação. Elas fornecerão os dados necessários para a implementação da estrutura no sistema. As pessoas chaves são:
- Coordenador do curso
- Secretário acadêmico
- Gerente financeiro
- Gerente de projeto*
Responsabilidades
Este é um momento importante e decisivo, é preciso que estejamos alinhados e comprometidos no que diz respeito a:
- Planejamento: planejar o tempo para entrega das atividades, conforme expectativa dos diretores da instituição;
- Cronograma: acompanhamento das tarefas a serem realizadas, garantindo a entrega nos prazos combinados;
- Organização e confiabilidade dos dados fornecidos: garantir que as informações fornecidas reflitam com exatidão a realidade dos processos da instituição.
- Gerente de projeto*:
- Você terá um papel de multiplicador nesta mudança. Sua participação é determinante para que o processo de implantação seja bem sucedido e que a comunicação esteja visível a todos, em todos os níveis hierárquicos. Como multiplicador de informações e conhecimento, é muito importante que você compartilhe as etapas deste processo com sua equipe e mantenha todos os envolvidos cientes da evolução deste projeto.
- A nossa recomendação: compartilhar conhecimento e dividir as tarefas.
* Recomendamos fortemente que a instituição defina como gerente de projeto um profissional com autonomia e autoridade para garantir que a implantação seja realizada com qualidade e conforme o planejamento das tarefas e prazos, acordados entre a instituição e a Gennera.
Visão Geral
Clique aqui para ter uma visão geral do processo de implantação
Trilha de implantação
Lembre-se que esta é a melhor oportunidade que você terá para organizar e uniformizar os processos e os dados de gestão acadêmica e financeira da sua instituição ou rede de ensino.
Conheça agora as três fases da Trilha de Implantação que irá guiar você, passo a passo:
- Fase 1 – Liberação da plataforma:
- Informar dados da instituição - Cliente
- Informar dados da equipe do projeto - Cliente
- Liberação da plataforma - Gennera
- Fase 2 - Capacitação fluxo básico:
- Realizar capacitações básicas dos módulos
- Validar os processos
- Fase 3 - Capacitação fluxo avançado:
- Realizar capacitações avançadas dos módulos
- Realizar plano de reciclagem
Pré-requisito
Antes de você sentar e iniciar o preenchimento dos questionários de implantação e configuração do sistema, recomendamos que tenha em mãos tudo o que precisa. Assim, no momento do preenchimento, você poderá responder com propriedade e rapidez.
Fase 1: Liberação da plataforma
Nesta fase tem-se uma participação de 90% da Instituição de Ensino e de 10% da Gennera. Isto porque a Gennera criou uma estrutura tecnológica que dependa o mínimo de sua equipe, visto que foram muitos esforços para estruturar vídeos, questionários e sistemas que pudessem agilizar esta etapa. É um primeiro momento em que a Instituição precisa parar e pensar o que deseja e até mesmo rever muitos processos para utilizar o melhor da plataforma.
Tarefa
As pessoas chave da instituição deverão fazer o preenchimento dos formulários abaixo, que contém informações imprescindíveis para a liberação da plataforma e dos aplicativos. Com questionários intuitivos, a instituição conseguirá de forma rápida, através de documentos e dados que já possui por obrigação legal, cumprir esta primeira etapa em poucos dias.
Atenção: Após finalizar o preenchimento destes formulários, o gerente de projeto na instituição deverá enviar um e-mail para a Gennera (apps_implantacao@gennera.com.br) informando a conclusão da tarefa.
Finalização Fase 1
Após a conclusão da tarefa, as pessoas indicadas no questionário como Equipe de Projetos receberão um e-mail para realização do cadastro de senha para a plataforma.
O gerente de projeto receberá um cronograma com estimativas de datas, que podem ser replanejadas com a equipe de implantação caso necessário, para o cumprimento das tarefas relativas às fases 1 e 2.
Fase 2: Capacitação fluxo básico
A fase 2 tem como objetivo iniciar as capacitações básicas e específicas de seu setor para início da configuração e utilização, sendo pré-requisito a conclusão da tarefa na fase 1. Nesta fase, também espera-se simular e validar o processo de matrícula da instituição e emissão de documentos oficiais, bem como de boletos bancários, deixando os usuários prontos para aproveitarem o melhor da plataforma Gennera. Esta é a essência operacional da instituição privada: matricular alunos e cobrar através dos boletos.
Siga a trilha abaixo para iniciar a configuração necessária para esta fase:
Fluxo básico
1. Realize o acesso à plataforma através do site Login Plataforma Gennera
- Para acesso, utilize seu e-mail e senha conforme cadastrado na fase 1.
2. A partir do estudo dos vídeos abaixo, realize o cadastro na plataforma conforme orientação obtida.
Lembre-se de ter em mãos os documentos e informações recomendadas no Processo Implantação, Checklist
-----> VERIFICAR VÍDEOS DEMAIS CONFIGURAÇÕES
-----> INCLUIR ORIENTAÇÃO ESCRITA
- Responsável: Coordenador
- #1 Configuração dos Cursos, Currículos, Módulos e Disciplinas
- #2 Calendários Acadêmicos e Períodos
- #3 Ofertas e Turmas
Tarefa
1. Coordenador: Deve realizar a configuração dos itens abaixo diretamente na plataforma da Gennera:
- Cursos, currículos, módulos e disciplinas;
- Calendários acadêmicos e períodos;
- Ofertas e turmas;
Atenção: Ao concluir as tarefas indicadas acima, o gestor de projeto e Gennera devem ser comunicados para validação inicial dos registros e prosseguimento para a próxima fase. Qualquer dúvida durante a configuração, entre em contato com a Gennera através do Módulo Chamados.
Finalização Fase 2
Após a conclusão da tarefa, a instituição estará apta a iniciar o processo de matrícula e cobrança.
Resumindo, em cerca de 1 semana é possível configurar o mínimo dos módulos Acadêmico, Financeiro e de Matrícula, além dos meios de pagamento, para iniciar a operação do sistema.
O gerente de projeto deverá acompanhar o cronograma para garantir o cumprimento das tarefas no prazo desejado pela instituição.
Fase 3: Capacitação fluxo avançado
A fase 3 tem como objetivo iniciar as capacitações avançadas, sendo pré-requisito a conclusão das tarefas na fase 2.
Siga a trilha abaixo para iniciar a configuração necessária para esta fase:
Fluxo avançado
Após as matrículas realizadas, é possível começar a se dedicar ao cadastro dos professores nas turmas, dos quadros de horário, das aulas, das avaliações, das médias com suas fórmulas, dos dias não trabalhados e dependendo da instituição de ensino, das atividades complementares.
1. A partir do estudo dos vídeos abaixo, realize o cadastro na plataforma conforme orientação obtida.
Lembre-se de ter em mãos os documentos e informações recomendadas no Processo Implantação, Checklist
- Responsável: Coordenador
- #1 Aulas, Quadro de Horários e Horários de Aula
Tarefa
1. Coordenador: Deve realizar a configuração dos itens abaixo diretamente na plataforma da Gennera:
- Aulas, Quadro de horários e horários de aula.
Atenção: Ao concluir as tarefas indicadas acima, o gestor de projeto e Gennera devem ser comunicados para validação inicial dos registros e prosseguimento para a próxima fase. Qualquer dúvida durante a configuração, entre em contato com a Gennera através do Módulo Chamados.
Finalização Fase 3
Após a conclusão da tarefa, os usuários estarão aptos a iniciar o processo de operação da plataforma no seu dia a dia.
O gerente de projeto deverá acompanhar o cronograma para garantir o cumprimento das tarefas no prazo desejado pela instituição.
Encerramento do projeto
O início da operação é uma fase importante para garantir que a configuração foi realizada de forma correta, refletindo fielmente os processos da instituição.
A partir deste momento, convidamos e recomendamos que os usuários se mantenham atualizados através das nossas capacitações contínuas, que são constantemente atualizadas, e das nossas novidades.
Quem tiver interesse também pode concluir o processo de certificação da plataforma, tornando-se apto a ser um consultor Gennera.
Capacitação continuada
Os usuários poderão realizar capacitações cíclicas para reciclagem do conhecimento. São capacitações mais específicas e atualizações para o uso constante do Gennera e de tudo que venha a ser desenvolvido e disponibilizado para as IEs. A Gennera dá grande importância para esta fase, com equipes próprias de capacitação e desenvolvimento de vídeo aulas estruturados em um ambiente virtual de aprendizagem. No seu tempo e podendo rever a qualquer momento, todos os usuários, antigos e novos, devem ter acesso e aproveitar ao máximo.
Saiba mais sobre a Capacitação da Gennera.
Certificação
A Gennera possui um programa de certificação, que traz a garantia à instituição de ensino de que o seu colaborador possui o conhecimento necessário para realizar os processos dentro da plataforma da Gennera.
Saiba mais sobre a Certificação da Gennera.
Avalie nosso trabalho
Por favor, não deixe de avaliar e sugerir melhorias para nosso processo. Estamos em constante movimento para tornar o seu dia a dia cada vez mais fácil, organizado e com os processos internos seguidos com segurança.
- Questionário de avaliação -----> VAMOS CRIAR UM QUESTIONÁRIO BASEADO NESSE?
Ligações externas
Para realizar o estudo de caso e orientação para a configuração do Ensino Básico, utilizamos como referências:
