Processo Implantação, Trilha

Introdução

A partir de agora você conta com as nossas tecnologias e nós contamos com o seu apoio para que elas atendam às expectativas de melhoria na gestão da sua instituição.

Sabemos que quando um novo sistema é implantado muita coisa muda, não tem jeito. Por isso, queremos trabalhar juntos, com dedicação e comprometimento para que esta implantação resulte em organização e padronização dos processos educacionais, simplificando os trabalhos e sobrando mais tempo dedicado à sua atividade principal: a educação.

Como você verá trataremos este processo de implantação como um projeto, isto é, com planejamento e gestão.

Quem deve participar

As pessoas chave da instituição, responsáveis por cada setor, deverão ser envolvidas na implantação. Elas fornecerão os dados necessários para a implementação da estrutura no sistema. As pessoas chaves são:

• Coordenador do curso
• Secretário acadêmico
• Gerente financeiro
• Gerente de projeto*

Responsabilidades

Este é um momento importante e decisivo, é preciso que estejamos alinhados e comprometidos no que diz respeito a:

• Planejamento: planejar o tempo para entrega das atividades, conforme expectativa dos diretores da instituição;
• Cronograma: acompanhamento das tarefas a serem realizadas, garantindo a entrega nos prazos combinados;
• Organização e confiabilidade dos dados fornecidos: garantir que as informações fornecidas reflitam com exatidão a realidade dos processos da instituição.

Gerente de projeto*:

Você terá um papel de multiplicador nesta mudança. Sua participação é determinante para que o processo de implantação seja bem sucedido e que a comunicação esteja visível a todos, em todos os níveis hierárquicos. Como multiplicador de informações e conhecimento, é muito importante que você compartilhe as etapas deste processo com sua equipe e mantenha todos os envolvidos cientes da evolução deste projeto.

A nossa recomendação: compartilhar conhecimento e dividir as tarefas.

* Recomendamos fortemente que a instituição defina como gerente de projeto um profissional com autonomia e autoridade para garantir que a implantação seja realizada com qualidade e conforme o planejamento das tarefas e prazos, acordados entre a instituição e a Gennera.

Visão Geral

Clique aqui para ter uma visão geral do processo de implantação

Trilha de implantação

Lembre-se que esta é a melhor oportunidade que você terá para organizar e uniformizar os processos e os dados de gestão acadêmica e financeira da sua instituição ou rede de ensino.

Conheça agora as três fases da Trilha de Implantação que irá guiar você, passo a passo:

Fase 1 – Liberação da plataforma:

• Informar dados da instituição - Cliente
• Informar dados da equipe do projeto - Cliente
• Liberação da plataforma - Gennera

Fase 2 - Capacitação fluxo básico:

• Realizar capacitações básicas dos módulos
• Validar os processos

Fase 3 - Capacitação fluxo avançado:

• Realizar capacitações avançadas dos módulos
• Realizar plano de reciclagem

Pré-requisito

Antes de você sentar e iniciar o preenchimento dos questionários de implantação e configuração do sistema, recomendamos que tenha em mãos tudo o que precisa. Assim, no momento do preenchimento, você poderá responder com propriedade e rapidez.

• Checklist para auxiliar nas respostas dos questionários e configuração da plataforma.

Fase 1: Liberação da plataforma

Nesta fase tem-se uma participação de 90% da Instituição de Ensino e de 10% da Gennera. Isto porque a Gennera criou uma estrutura tecnológica que dependa o mínimo de sua equipe, visto que foram muitos esforços para estruturar vídeos, questionários e sistemas que pudessem agilizar esta etapa. É um primeiro momento em que a Instituição precisa parar e pensar o que deseja e até mesmo rever muitos processos para utilizar o melhor da plataforma.

Tarefa

As pessoas chave da instituição deverão fazer o preenchimento dos formulários abaixo, que contém informações imprescindíveis para a liberação da plataforma e dos aplicativos. Com questionários intuitivos, a instituição conseguirá de forma rápida, através de documentos e dados que já possui por obrigação legal, cumprir esta primeira etapa em poucos dias.

• Formulário 1 - Dados da Instituição e Equipe de Projetos / Implantação Academic One

• Formulário 2 - Cursos Ofertados

Atenção: Após finalizar o preenchimento destes formulários, o gerente de projeto na instituição deverá enviar um e-mail para a Gennera (apps_implantacao@gennera.com.br) informando a conclusão da tarefa.

Finalização Fase 1

Após a conclusão da tarefa, as pessoas indicadas no questionário como Equipe de Projetos receberão um e-mail para realização do cadastro de senha para a plataforma.

O gerente de projeto receberá um cronograma com estimativas de datas, que podem ser replanejadas com a equipe de implantação caso necessário, para o cumprimento das tarefas relativas às fases 1 e 2.

Fase 2: Capacitação fluxo básico

A fase 2 tem como objetivo iniciar as capacitações básicas e específicas de seu setor para início da configuração e utilização, sendo pré-requisito a conclusão da tarefa na fase 1. Nesta fase, também espera-se simular e validar o processo de matrícula da instituição e emissão de documentos oficiais, bem como de boletos bancários, deixando os usuários prontos para aproveitarem o melhor da plataforma Gennera. Esta é a essência operacional da instituição privada: matricular alunos e cobrar através dos boletos.

Siga a trilha abaixo para iniciar a configuração necessária para esta fase:

Fluxo básico

1. Realize o acesso à plataforma através do site Login Plataforma Gennera

Para acesso, utilize seu e-mail e senha conforme cadastrado na fase 1.

2. A partir do estudo dos vídeos abaixo, realize o cadastro na plataforma conforme orientação obtida.

Lembre-se de ter em mãos os documentos e informações recomendadas no Processo Implantação, Checklist

-----> VERIFICAR VÍDEOS DEMAIS CONFIGURAÇÕES

-----> INCLUIR ORIENTAÇÃO ESCRITA

Responsável: Coordenador

#1 Configuração dos Cursos, Currículos, Módulos e Disciplinas

#2 Calendários Acadêmicos e Períodos

#3 Ofertas e Turmas

Tarefa

1. Coordenador: Deve realizar a configuração dos itens abaixo diretamente na plataforma da Gennera:

• Cursos, currículos, módulos e disciplinas;
• Calendários acadêmicos e períodos;
• Ofertas e turmas;

Atenção: Ao concluir as tarefas indicadas acima, o gestor de projeto e Gennera devem ser comunicados para validação inicial dos registros e prosseguimento para a próxima fase. 
Qualquer dúvida durante a configuração, entre em contato com a Gennera através do  Módulo Chamados.

Finalização Fase 2

Após a conclusão da tarefa, a instituição estará apta a iniciar o processo de matrícula e cobrança.

Resumindo, em cerca de 1 semana é possível configurar o mínimo dos módulos Acadêmico, Financeiro e de Matrícula, além dos meios de pagamento, para iniciar a operação do sistema.

O gerente de projeto deverá acompanhar o cronograma para garantir o cumprimento das tarefas no prazo desejado pela instituição.

Fase 3: Capacitação fluxo avançado

A fase 3 tem como objetivo iniciar as capacitações avançadas, sendo pré-requisito a conclusão das tarefas na fase 2.

Siga a trilha abaixo para iniciar a configuração necessária para esta fase:

Fluxo avançado

Após as matrículas realizadas, é possível começar a se dedicar ao cadastro dos professores nas turmas, dos quadros de horário, das aulas, das avaliações, das médias com suas fórmulas, dos dias não trabalhados e dependendo da instituição de ensino, das atividades complementares.

1. A partir do estudo dos vídeos abaixo, realize o cadastro na plataforma conforme orientação obtida.

Lembre-se de ter em mãos os documentos e informações recomendadas no Processo Implantação, Checklist

Responsável: Coordenador

#1 Aulas, Quadro de Horários e Horários de Aula

Tarefa

1. Coordenador: Deve realizar a configuração dos itens abaixo diretamente na plataforma da Gennera:

• Aulas, Quadro de horários e horários de aula.

Atenção: Ao concluir as tarefas indicadas acima, o gestor de projeto e Gennera devem ser comunicados para validação inicial dos registros e prosseguimento para a próxima fase. 
Qualquer dúvida durante a configuração, entre em contato com a Gennera através do  Módulo Chamados.

Finalização Fase 3

Após a conclusão da tarefa, os usuários estarão aptos a iniciar o processo de operação da plataforma no seu dia a dia.

O gerente de projeto deverá acompanhar o cronograma para garantir o cumprimento das tarefas no prazo desejado pela instituição.

Encerramento do projeto

O início da operação é uma fase importante para garantir que a configuração foi realizada de forma correta, refletindo fielmente os processos da instituição.

A partir deste momento, convidamos e recomendamos que os usuários se mantenham atualizados através das nossas capacitações contínuas, que são constantemente atualizadas, e das nossas novidades.

Quem tiver interesse também pode concluir o processo de certificação da plataforma, tornando-se apto a ser um consultor Gennera.

Capacitação continuada

Os usuários poderão realizar capacitações cíclicas para reciclagem do conhecimento. São capacitações mais específicas e atualizações para o uso constante do Gennera e de tudo que venha a ser desenvolvido e disponibilizado para as IEs. A Gennera dá grande importância para esta fase, com equipes próprias de capacitação e desenvolvimento de vídeo aulas estruturados em um ambiente virtual de aprendizagem. No seu tempo e podendo rever a qualquer momento, todos os usuários, antigos e novos, devem ter acesso e aproveitar ao máximo.

Saiba mais sobre a Capacitação da Gennera.

Certificação

A Gennera possui um programa de certificação, que traz a garantia à instituição de ensino de que o seu colaborador possui o conhecimento necessário para realizar os processos dentro da plataforma da Gennera.

Saiba mais sobre a Certificação da Gennera.

Avalie nosso trabalho

Por favor, não deixe de avaliar e sugerir melhorias para nosso processo. Estamos em constante movimento para tornar o seu dia a dia cada vez mais fácil, organizado e com os processos internos seguidos com segurança.

• Questionário de avaliação -----> VAMOS CRIAR UM QUESTIONÁRIO BASEADO NESSE?

Ligações externas

Para realizar o estudo de caso e orientação para a configuração do Ensino Básico, utilizamos como referências:

• http://basenacionalcomum.mec.gov.br/wp-content/uploads/2018/04/BNCC_EnsinoMedio_embaixa_site.pdf
• http://portal.mec.gov.br/index.php?option=com_docman&view=download&alias=6324-pceb011-10&category_slug=agosto-2010-pdf&Itemid=30192