Processo Implantação, Trilha: mudanças entre as edições
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A partir de agora você conta com as nossas soluções e nós contamos com o seu apoio para que elas atendam às expectativas de melhoria na gestão da sua instituição. | |||
Sabemos que quando um novo sistema é iniciado na instituição | Sabemos que quando um novo sistema é iniciado na instituição muita coisa vai mudar, não tem jeito. Por isso, queremos trabalhar juntos, com comprometimento para que as expectativas sejam atingidas e esta implantação seja um passo importante para sobrar mais tempo para você se dedicar à sua atividade principal: a educação. | ||
Isso porque a [[Artigo Plataforma | plataforma]] '''Gennera Academic One''' organiza, padroniza e oferece segurança e acesso fácil às informações acadêmicas e financeiras da instituição. A qualquer hora e em qualquer lugar com acesso à internet. | Isso porque a [[Artigo Plataforma | plataforma]] '''Gennera Academic One''' organiza, padroniza e oferece segurança e acesso fácil às informações acadêmicas e financeiras da instituição. A qualquer hora e em qualquer lugar com acesso à internet. | ||
Edição das 16h48min de 27 de julho de 2018
Introdução
A partir de agora você conta com as nossas soluções e nós contamos com o seu apoio para que elas atendam às expectativas de melhoria na gestão da sua instituição.
Sabemos que quando um novo sistema é iniciado na instituição muita coisa vai mudar, não tem jeito. Por isso, queremos trabalhar juntos, com comprometimento para que as expectativas sejam atingidas e esta implantação seja um passo importante para sobrar mais tempo para você se dedicar à sua atividade principal: a educação.
Isso porque a plataforma Gennera Academic One organiza, padroniza e oferece segurança e acesso fácil às informações acadêmicas e financeiras da instituição. A qualquer hora e em qualquer lugar com acesso à internet.
Quem deve participar
As pessoas chave da instituição, responsáveis por cada setor, deverão ser envolvidas neste importante processo. Eles realizarão a implementação da estrutura no sistema, ou fornecerão os dados necessários para esta atividade:
- Coordenador do curso
- Secretário acadêmico
- Gerente financeiro
- Gerente de projeto*
Responsabilidades
Este é um momento importante e decisivo, é preciso que estejamos alinhados e comprometidos no que diz respeito a:
- Planejamento: planejar o tempo para entrega das atividades, conforme expectativa dos diretores da instituição;
- Cronograma: acompanhamento das tarefas a serem realizadas, garantindo a entrega nos prazos combinados;
- Organização e confiabilidade dos dados fornecidos: garantir que as informações fornecidas reflitam com exatidão a realidade dos processos da instituição.
- Gerente de projeto*:
- Você terá um papel de multiplicador nesta mudança. Sua participação é determinante para que o processo de implantação seja bem sucedido e que a comunicação esteja visível a todos, em todos os níveis hierárquicos. Como multiplicador de informações e conhecimento, é muito importante que você compartilhe as etapas deste processo com sua equipe e mantenha todos os envolvidos cientes da evolução deste projeto.
- A nossa recomendação: compartilhar conhecimento e dividir as tarefas.
* Recomendamos fortemente que a instituição defina uma pessoa para se responsabilizar pelo gerenciamento do projeto, com autonomia e autoridade no decorrer do processo, garantindo que o cronograma será cumprido de acordo com as tarefas e prazos acordados entre a instituição e a Gennera.
Processo de implantação
A implantação é a primeira de três fases do processo de entrega do Gennera Academic One. Os desafios enfrentados para implantar um sistema como esse são muitos, mas as recompensas são sem dúvidas maiores, quando o projeto é bem feito.
É neste momento que o sistema será preparado para atender a estrutura da sua instituição e refletir todos os processos dentro da plataforma da Gennera.
Sabemos que a configuração é a atividade mais importante no processo de implantação de um novo sistema, porque se ela for bem feita, o sistema funcionará bem. Agora, por outro lado, se ela for realizada sem os cuidados necessários, o sistema provavelmente não vai funcionar como esperado.
Portanto, é imprescindível ter claro e desenhado o seu fluxo de trabalho diário para que consigamos alinhar os processos à configuração do sistema, afim de que ele atenda às necessidades da instituição.
Quanto tempo leva para implantar o sistema?
Para sanar a este tipo de dúvida, criamos uma visão geral do processo de implantação com alguns detalhamentos importantes sobre este momento.
Lembre-se que esta é a melhor oportunidade que você terá para organizar e uniformizar os processos de gestão acadêmica e financeira da sua instituição ou rede de ensino.
Para simplificar este processo, a Gennera criou uma Trilha de Implantação que é dividida em três fases:
- Fase 1 – Liberação da plataforma:
- Informar dados da instituição - Cliente
- Informar dados da equipe do projeto - Cliente
- Liberação da plataforma - Gennera
- Fase 2 - Capacitação fluxo básico:
- Realizar capacitações básicas dos módulos
- Validar os processos
- Fase 3 - Capacitação fluxo avançado:
- Realizar capacitações avançadas dos módulos
- Realizar plano de reciclagem
Pré-requisito
Antes de você sentar e iniciar o preenchimento dos questionários de implantação e configuração do sistema, recomendamos que tenha em mãos tudo o que precisa. Assim, no momento do preenchimento, você poderá responder com propriedade e rapidez.
Fase 1: Liberação da plataforma
Nesta fase tem-se uma participação de 90% da Instituição de Ensino e de 10% da Gennera. Isto porque a Gennera criou uma estrutura tecnológica que dependa o mínimo de sua equipe, visto que foram muitos esforços para estruturar vídeos, questionários e sistemas que pudessem agilizar esta etapa. É um primeiro momento em que a Instituição precisa parar e pensar o que deseja e até mesmo rever muitos processos para utilizar o melhor da plataforma.
Tarefa
As pessoas chave da instituição deverão fazer o preenchimento dos formulários abaixo, que contém informações imprescindíveis para a liberação da plataforma e dos aplicativos. Com questionários intuitivos, a instituição conseguirá de forma rápida, através de documentos e dados que já possui por obrigação legal, cumprir esta primeira etapa em poucos dias.
Atenção: Após finalizar o preenchimento destes formulários, o gerente de projeto na instituição deverá enviar um e-mail para a Gennera (apps_implantacao@gennera.com.br) informando a conclusão da tarefa.
Finalização Fase 1
Após a conclusão da tarefa, as pessoas indicadas no questionário como Equipe de Projetos receberão um e-mail para realização do cadastro de senha para a plataforma.
O gerente de projeto receberá um cronograma com estimativas de datas, que podem ser replanejadas com a equipe de implantação caso necessário, para o cumprimento das tarefas relativas às fases 1 e 2.
Fase 2: Capacitação fluxo básico
A fase 2 tem como objetivo iniciar as capacitações básicas e específicas de seu setor para início da configuração e utilização, sendo pré-requisito a conclusão da tarefa na fase 1. Nesta fase, também espera-se simular e validar o processo de matrícula da instituição e emissão de documentos oficiais, bem como de boletos bancários, deixando os usuários prontos para aproveitarem o melhor da plataforma Gennera. Este é o coração de uma instituição privada: matricular alunos e cobrar por isso através dos boletos.
Siga a trilha abaixo para iniciar a configuração necessária para esta fase:
Trilha fluxo básico
1. Realize o acesso à plataforma através do site Login Plataforma Gennera
- Para acesso, utilize seu e-mail e senha conforme cadastrado na fase 1.
2. A partir do estudo dos vídeos abaixo, realize o cadastro na plataforma conforme orientação obtida.
Lembre-se de ter em mãos os documentos e informações recomendadas no Processo Implantação, Checklist
-----> VERIFICAR VÍDEOS DEMAIS CONFIGURAÇÕES
-----> INCLUIR ORIENTAÇÃO ESCRITA
- Responsável: Coordenador
- #1 Configuração dos Cursos, Currículos, Módulos e Disciplinas
- #2 Calendários Acadêmicos e Períodos
- #3 Ofertas e Turmas
Tarefa
1. Coordenador: Deve realizar a configuração dos itens abaixo diretamente na plataforma da Gennera:
- Cursos, currículos, módulos e disciplinas;
- Calendários acadêmicos e períodos;
- Ofertas e turmas;
Atenção: Ao concluir as tarefas indicadas acima, o gestor de projeto e Gennera devem ser comunicados para validação inicial dos registros e prosseguimento para a próxima fase. Qualquer dúvida durante a configuração, entre em contato com a Gennera através do Módulo Chamado.
Finalização Fase 2
Após a conclusão da tarefa, a instituição estará apta a iniciar o processo de matrícula e cobrança.
Resumindo, em cerca de 1 semana é possível configurar o mínimo dos módulos Acadêmico, Financeiro e de Matrícula, além dos meios de pagamento, para iniciar a operação do sistema.
O gerente de projeto deverá acompanhar o cronograma para garantir o cumprimento das tarefas no prazo desejado pela instituição.
Fase 3: Capacitação fluxo avançado
A fase 3 tem como objetivo iniciar as capacitações avançadas, sendo pré-requisito a conclusão das tarefas na fase 2.
Siga a trilha abaixo para iniciar a configuração necessária para esta fase:
Trilha fluxo avançado
Após as matrículas realizadas, é possível começar a se dedicar ao cadastro dos professores nas turmas, dos quadros de horário, das aulas, das avaliações, das médias com suas fórmulas, dos dias não trabalhados e dependendo da instituição de ensino, das atividades complementares.
1. A partir do estudo dos vídeos abaixo, realize o cadastro na plataforma conforme orientação obtida.
Lembre-se de ter em mãos os documentos e informações recomendadas no Processo Implantação, Checklist
- Responsável: Coordenador
- #1 Aulas, Quadro de Horários e Horários de Aula
Tarefa
1. Coordenador: Deve realizar a configuração dos itens abaixo diretamente na plataforma da Gennera:
- Aulas, Quadro de horários e horários de aula.
Atenção: Ao concluir as tarefas indicadas acima, o gestor de projeto e Gennera devem ser comunicados para validação inicial dos registros e prosseguimento para a próxima fase. Qualquer dúvida durante a configuração, entre em contato com a Gennera através do Módulo Chamado.
Finalização Fase 3
Após a conclusão da tarefa, os usuários estarão aptos a iniciar o processo de operação da plataforma no seu dia a dia.
O gerente de projeto deverá acompanhar o cronograma para garantir o cumprimento das tarefas no prazo desejado pela instituição.
Encerramento do projeto
O início da operação é uma fase importante para garantir que a configuração foi realizada de forma correta, refletindo fielmente os processos da instituição.
A partir deste momento, convidamos e recomendamos que os usuários se mantenham atualizados através das nossas capacitações contínuas, que são constantemente atualizadas, e das nossas novidades.
Quem tiver interesse também pode concluir o processe de certificação da plataforma, tornando-se apto a ser um consultor Gennera.
Capacitação continuada
Os usuários poderão realizar capacitações cíclicas para reciclagem do conhecimento. São capacitações mais específicas e atualizações para o uso constante do Gennera e de tudo que venha a ser desenvolvido e disponibilizado para as IEs. A Gennera dá grande importância para esta fase, com equipes próprias de capacitação e desenvolvimento de vídeo aulas estruturados em um ambiente virtual de aprendizagem. No seu tempo e podendo rever a qualquer momento, todos os usuários, antigos e novos, devem ter acesso e aproveitar ao máximo.
Saiba mais sobre a Capacitação da Gennera.
Certificação
A Gennera possui um programa de certificação, que traz a garantia à instituição de ensino de que o seu colaborador possui o conhecimento necessário para realizar os processos dentro da plataforma da Gennera.
Saiba mais sobre a Certificação da Gennera.
Avalie nosso trabalho
Por favor, não deixe de avaliar e sugerir melhorias para nosso processo. Estamos em constante movimento para tornar o seu dia a dia cada vez mais fácil, organizado e com os processos internos seguidos com segurança.
- Questionário de avaliação -----> VAMOS CRIAR UM QUESTIONÁRIO BASEADO NESSE?
Ligações externas
Para realizar o estudo de caso e orientação para a configuração do Ensino Básico, utilizamos como referências: