Processo Implantação, Trilha
A Gennera, empresa especializada em soluções para a gestão da educação, oferece soluções tecnológicas capazes de integrar todos os processos realizados por sua instituição.
Nossa especialidade é auxiliar a instituição a planejar, organizar, dirigir e controlar todas as suas atividades, sejam estas administrativas, comerciais, acadêmicas, etc.
Novo projeto
Agora você conta com as nossas soluções e nós contamos com o seu apoio para que elas atendam às expectativas de melhoria na gestão da sua instituição.
Sabemos que quando um novo sistema é iniciado na instituição, tudo muda, não tem jeito. Por isso, queremos trabalhar juntos, com comprometimento para que as expectativas sejam superadas e esta implantação seja um grande passo para sobrar mais tempo para você se dedicar à sua atividade principal: a educação.
Isso porque a plataforma Gennera Academic One organiza, padroniza e oferece segurança e acesso fácil às informações acadêmicas e financeiras da instituição. A qualquer hora e em qualquer lugar com acesso à internet.
Quem deve participar
As pessoas chave da instituição, responsáveis por cada setor, deverão ser envolvidas neste importante processo. Eles realizarão a implementação da estrutura no sistema, ou fornecerão os dados necessários para esta atividade:
- Coordenador do curso
- Secretário acadêmico
- Gerente financeiro
- Gerente de projeto*
Responsabilidades
Este é um momento importante e decisivo, é preciso que estejamos alinhados e comprometidos no que diz respeito a:
- Planejamento: planejar o tempo para entrega das atividades, conforme expectativa dos diretores da instituição;
- Cronograma: acompanhamento das tarefas a serem realizadas, garantindo a entrega nos prazos combinados;
- Organização e confiabilidade dos dados fornecidos: garantir que as informações fornecidas reflitam com exatidão a realidade dos processos da instituição.
- Gerente de projeto*:
- Você terá um papel de multiplicador nesta mudança. Sua participação é determinante para que o processo de implantação seja bem sucedido e que a comunicação esteja visível a todos, em todos os níveis hierárquicos. Como multiplicador de informações e conhecimento, é muito importante que você compartilhe as etapas deste processo com sua equipe e mantenha todos os envolvidos cientes da evolução deste projeto.
- A nossa recomendação: compartilhar conhecimento e dividir as tarefas.
* Recomendamos fortemente que a instituição defina uma pessoa para se responsabilizar pelo gerenciamento do projeto, com autonomia e autoridade no decorrer do processo, garantindo que o cronograma será cumprido de acordo com as tarefas e prazos acordados entre a instituição e a Gennera.
Processo de implantação
A implantação é a primeira de três fases do processo de entrega do Gennera Academic One. Os desafios enfrentados para implantar um sistema como esse são muitos, mas as recompensas são sem dúvidas maiores, quando o projeto é bem feito.
É neste momento que o sistema será preparado para atender a estrutura da sua instituição e refletir todos os processos dentro da plataforma da Gennera.
Sabemos que a configuração é a atividade mais importante no processo de implantação de um novo sistema, porque se ela for bem feita, o sistema funcionará bem. Agora, por outro lado, se ela for realizada sem os cuidados necessários, o sistema provavelmente não vai funcionar como esperado.
Portanto, é imprescindível ter claro e desenhado o seu fluxo de trabalho diário para que consigamos alinhar os processos à configuração do sistema, afim de que ele atenda às necessidades da instituição.
Quanto tempo leva para implantar o sistema? Para sanar a este tipo de dúvida, criamos uma visão geral do processo de implantação com alguns detalhamentos importantes sobre este momento.
Lembre-se que esta é a melhor oportunidade que você terá para organizar e uniformizar os processos de gestão acadêmica e financeira da sua instituição ou rede de ensino.
Para simplificar este processo, a Gennera criou uma Trilha de Implantação que é dividida em três fases:
- Fase 1 – Liberação da plataforma:
- Informar dados da instituição - Cliente
- Informar dados da equipe do projeto - Cliente
- Liberação da plataforma - Gennera
- Fase 2 - Capacitação fluxo básico:
- Realizar capacitações básicas dos módulos
- Validar os processos
- Fase 3 - Capacitação fluxo avançado:
- Realizar capacitações avançadas dos módulos
- Realizar plano de reciclagem
Pré-requisito
Fase 1: Liberação da plataforma
Nesta fase tem-se uma participação de 90% da Instituição de Ensino e de 10% da Gennera. Isto porque a Gennera criou uma estrutura tecnológica que dependa o mínimo de sua equipe, visto que foram muitos esforços para estruturar vídeos, questionários e sistemas que pudessem agilizar esta etapa. É um primeiro momento em que a Instituição precisa parar e pensar o que deseja e até mesmo rever muitos processos para utilizar o melhor da plataforma. Com vídeos e questionários intuitivos, a instituição conseguirá de forma rápida, através de documentos e dados que já possui por obrigação legal, cumprir esta primeira etapa em poucos dias.
Nesta fase, as pessoas chave da instituição deverão fazer o preenchimento dos formulários abaixo, que contém informações imprescindíveis para a liberação da plataforma e dos aplicativos:
Atenção: Após finalizar o preenchimento destes formulários, o gerente de projeto na instituição deverá enviar um e-mail para a Gennera (apps_implantacao@gennera.com.br) informando a conclusão da tarefa.
Fase 2: Capacitação fluxo básico
Na segunda fase, os usuários da instituição farão as capacitações básicas e específicas de seu setor para início da configuração, utilização e validação dos processos de matrícula, pagamento e recebimento
Fase 3: Capacitação fluxo avançado
Na terceira fase, os usuários farão as capacitações avançadas e poderão realizar capacitações cíclicas para reciclagem do conhecimento. Neste momento serão configurados e validados os processos de emissão de boletim, encerramento letivo, rematrícula, etc.
Início da operação
É uma fase importante para garantir que a configuração foi realizada de forma correta, refletindo fielmente os processos da instituição.