CSI-Implantação padrão
A metodologia adotada para a Implantação Parão do Gennera Academic One é composta por um conjunto de documentos, técnicas, recursos humanos e materiais, que permite a liberação do sistema para uso em um novo cliente em um intervalo de tempo reduzido.
O processo de implantação está em consonância com as diretrizes da Gennera, auxiliando o atingimento das metas determinadas no seu Plano de Negócio.
Pré-requisitos
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Para que uma nova contratação do Gennera Academic One seja enquadrada no processo de Implantação Padrão é necessário o cumprimento de todos os seguintes pré-requisitos:
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Importante
- O não atendimento de um destes requisitos direciona a liberação do Gennera Academic One para o processo similar, de nome CSI-Implantação Customizada.
Objetivos
Os objetivos do processo de Implantação Padrão são:
- Assegurar que todas as atividades necessárias à entrada em operação do sistema sejam executadas,
- Garantir que os prazos previstos sejam cumpridos, e que a data final atinja o objetivo de XX semanas;
- Atender todas as necessidades do cliente, ou endereça-las para atendimento futuro.
- Manter uma gestão eficiente do processo, particularmente a gestão do escopo. O processo deve ser baseado em Plano de Entrega e suportado por um Cronograma, que assinalam as datas e responsabilidades das pessoas envolvidas. Estes documentos servem de apoio ao coordenador do projeto nas suas atribuições de monitoramento do andamento dos trabalhos.
Fases
O processo de Implantação Padrão é subdividido em fases, que por sua vez são compostas por atividades, seguindo o seguinte workflow:
----->>Incluir imagem Workflow
| Cliente | Comercial | Coord. Implant. | Resp. Implant. | Equipe Técnica | Suporte | Redes | Apoio Admin. | Comunic. | Marketing | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Preparação | P | P | R | P | P | P | P | |||
| Planejamento | P | R | P | P | ||||||
| Execução | ||||||||||
| :Gestão | P | R | P | P | ||||||
| :Capacitação | P | R | P | |||||||
| :Configuração | P | R | P | |||||||
| :Migração | P | R | ||||||||
| Encerramento | P | R | P | P | P |
Software Utilizados
Para a execução das atividades previstas na metodologia, são utilizados os seguintes softwares:
- Wiki (base de conhecimentos);
- Microsoft Word;
- Microsoft Excel;
- GMail;
- Browser de internet (Internet explorer, Firefox, Chrome);
- Editor de texto (Notepad ou Editpad);
- SAC;
- Módulo Chamados/Atividades;
- Skype;
- Slack;
- Trello.
Recursos Humanos
Estão envolvidos no processo de Implantação Padrão pessoas que desempenhem os papéis abaixo. Uma mesma pessoa pode desempenhar mais de um papel, dependendo da estrutura da equipe a ser constituída para o projeto.
- Cliente
- Gerente do Projeto - Pessoa indicada pelo cliente para representar a Instituição de Ensino no processo de implantação. Suas principais atribuições são: negociar as datas das atividades, fornecer as informações necessárias ao processo e alocar os recursos do cliente quando solicitado (físicos e humanos).
- Resp Acadêmico - Pessoa indicada para responder sobre as informações acadêmicas da instituição. Ela nos fornece as principais informações sobre o funcionamento da Instituição e a ela são repassados os principais aspectos relativos à operação do sistema em sua área.
- Resp Financeiro - Idem ao acadêmico, nos aspectos relativos ao setor financeiro.
- Comercial
- Responsável por disparar o processo de implantação através da comunicação da assinatura de um novo contrato de prestação de serviços do Gennera Academic One. Tem o papel de intervir quando não houver respostas do gestor do cliente em tempo hábil ou houver atrasos por responsabilidade do cliente que o gestor do projeto não conseguiu solucionar. Cabe ao setor comercial negociar com o cliente as questões que envolvam a contratação de serviços adicionais (não previstos no contrato principal), assim como determinar a paralisação do projeto em casos de divergências comerciais/financeiras.
- Coordenador de Implantação
- Responde pela equipe que executa a Implantação Padrão e intervém sempre que necessário para que os objetivos do projeto sejam alcançados.
- Responsável pela Implantação
- Conduz o processo de Implantação Padrão, com as atribuições de:
- Solicitar os recursos necessários nas datas previstas;
- Manter uma estreita comunicação com o gerente de projeto do cliente durante todo o processo;
- Monitorar a execução das atividades planejadas, cobrando por sua execução e zelando pela qualidade dos trabalhos desenvolvidos;
- Recolher, junto ao cliente, as informações necessárias à parametrização do sistema;
- Executar as atividades operacionais do processo que lhe são inerentes: preparação, capacitação, acompanhamento e encerramento;
- Liberar o sistema para a operação do cliente, na data acordada;
- Orientar sobre o início de utilização do Gennera Academic One, quando de sua liberação para uso.
- Realiza o acompanhamento das capacitações, habilitando os usuários na operação no Gennera Academic One.
- Equipe Técnica
- Auxilia com algumas configurações e migração dos dados do sistema do cliente para as bases de dados do sistema. Responsável pela carga e exportação dos dados nos ambientes de teste e produtivo.
- Atendimento
- Apoia o cliente no início de utilização do sistema esclarecendo suas dúvidas operacionais.
- Técnico de Redes
- Apoia a equipe interna, executando as atividades que lhe são atribuídas para a criação do ambiente para suportar o novo cliente.
- Administrativo
- Apoia a equipe interna sempre que necessário, nos itens relativos a material de consumo, viagens, ligações telefônicas, etc.
- Responsável pela comunicação
- Promove a disponibilização e atualização dos materiais didáticos, documentação e orientações de conduta para atuação das respectivas áreas junto ao cliente.
- Marketing
- Deve receber os feedbacks das personas alcançadas para melhoria ou replanejamento da estratégia de atração.
