Documentação Eventos

O módulo de eventos é indicado para a organização de eventos e acompanhamento de inscrições e, assim como o módulo de matrícula, é integrado aos módulos Financeiro e de Relatórios.

O sistema está dividido em:

Eventos

Um evento pode ser criado para organizar as inscrições em diversos tipos de eventos como palestras, workshops, simpósios e até cursos de curta duração e passeios escolares.

Tipos de Ingresso

Todo evento deve definir seus tipos de ingresso. Os tipos de ingresso tem as seguintes propriedades:

• Descrição
• Item Financeiro
• Quantidade Disponível
• Data de Início
• Data de Fim

Ao preencher o formulário de inscrição, cada participante precisa estar associado a um tipo de ingresso. Com isso, ao finalizar a inscrição, um contrato será criado no módulo Financeiro e para cada participante será gerada uma nova compra com base no item financeiro configurado.

Além disso, a cada participante inscrito em um tipo de ingresso a quantidade disponível é calculada e caso acabe, o tipo de ingresso fica automaticamente indisponível. Da mesma forma, caso a data atual esteja fora do período compreendido entre a data de início e a data de fim, o tipo de ingresso também ficará indisponível para os participantes.

Localização

A localização do evento, com o endereço completo, pode ser fornecida e automaticamente será indicada no mapa, do Google Maps.

As propriedades da localização são:

• CEP
• Logradouro
• Número
• Complemento
• Bairro
• Cidade
• Estado

Ao preencher o CEP os dados do endereço são completados automaticamente.

Relatórios

Relatórios podem ser vinculados com a inscrição. Assim, ao finalizar a inscrição e realizar o pagamento, o responsável pela inscrição terá acesso aos relatórios que podem ser comprovantes, ingressos ou outros tipos de relatórios necessários.

Configuração

Na configuração do evento temos as seguintes propriedades:

Propriedade	Descrição
Nome	O nome do evento é utilizado apenas internamente, ou seja, aparece para quem está operando o sistema ou no módulo de relatórios.
Banner	O banner é uma imagem que se carregada aparece no formulário de inscrição.
Data de Início	A data de início aparece no site do evento
Data de Fim	A data de fim aparece no site do evento
Idioma Padrão	O idioma padrão é utilizado para carregar o site do evento neste idioma, apesar de ser possível alterá-lo depois, caso os outros idiomas estejam disponíveis
Gateway de Pagamento	O gateway de pagamento cadastrado no módulo Financeiro deve ser indicado
Dias de Vencimento	O vencimento da fatura gerada no módulo Financeiro terá data de vencimento igual a data atual mais o número de dias especificado
Percentual de Multa	Caso esteja vencida, a fatura terá multa calculada com base no percentual especificado
Percentual de Juros Diários	Caso esteja vencida, a fatura terá juros calculados com base no percentual especificado multiplicado pelo número de dias após o vencimento
Meios de Pagamento	Os meios de pagamento disponível no gateway de pagamento. Essa configuração é útil caso, em um evento específico, um dos meios de pagamento disponíveis no gateway não possa ser utilizado
Título	O título que irá aparecer no site e no formulário de inscrição do evento. Este informação é configurada por idioma
Localização	A localização que irá aparecer no site e no formulário de inscrição do evento. Esta informação é configurada por idioma
Descrição	A descrição que irá aparecer no site do evento. Esta informação é configurada por idioma
Termos e Condições	Os termos e condições que irão aparecer no site do formulário de inscrição do evento. Esta informação é configurada por idioma
Dados Adicionais	Os dados adicionais podem ser campos de texto simples, texto longo ou lista de opções. Ao configurá-los, eles aparecem no formulário de preenchimento de cada participante, podendo ser campos obrigatórios ou não

Inscrições

Uma inscrição tem as seguintes propriedades:

• Participantes
• Responsável pela Inscrição
• Responsável Financeiro
• Status

Uma inscrição pode ter um ou mais participantes. Cada participante é composto por um nome e e-mail além do tipo de ingresso. Com base nos tipos de ingresso, o preço da inscrição é calculado.

Além disso, caso os dados adicionais tenham sido cadastrados, os participantes passam a ter estes campos adicionais, que podem ou não ser de preenchimento obrigatório.

Os dados do responsável pela inscrição são importantes principalmente para o gerenciamento e localização da inscrição. O responsável deve informar o nome e e-mail, além do telefone de contato.

Os dados do responsável financeiro servem para a emissão da nota fiscal e com base no tipo de pessoa selecionado, por exemplo, pessoa física ou jurídica, os dados necessário são solicitados.

Uma inscrição tem os seguintes status:

Status	Descrição
Aberto	Ao começar a preencher a inscrição, ela já está criada e tem o status aberto. Tudo que for digitado já fica salvo e poderá ser consultado pelo gestor do evento.
Finalizado	Após preencher o formulário de inscrição e clicar em finalizar, caso os dados sejam válidos, um contrato será criado no módulo financeiro juntamente com uma fatura e o pagamento será aguardado.
Confirmado	Ao confirmar o pagamento a inscrição tem o status confirmado.

Comunicados

Um comunicado tem as seguintes propriedades:

• Destinatário
• Remetente
• CC
• BCC
• Assunto
• Mensagem
• Idioma
• Tipo
• Status

O destinatário de um comunicado pode ser tanto o responsável pela inscrição quanto os participantes. O remetente deve ser configurado e é indicado como resposta do e-mail enviado automaticamente pelo sistema.

Opcionalmente os campos CC, cópia e BCC, cópia oculta, podem ser preenchidos. Sendo assim, os e-mails indicados receberão uma cópia do e-mail enviado para o responsável da matrícula ou para os participantes.

O assunto e a mensagem devem ser escritos no idioma especificado, assim os e-mails serão enviados para a inscrição conforme o idioma selecionado.

Os comunicados podem ser automáticos ou manuais. Se forem automáticos são encaminhados automaticamente de acordo com a mudança de status da inscrição. Os comunicados manuais são enviados manualmente pelo gestor do evento.

Por fim, o status serve para categorizar os e-mails que podem ser enviados para as inscrições finalizadas ou confirmadas.